Anualmente las empresas están obligadas a formular y aprobar las cuentas anuales.

En este video se introducen los cinco estados financieros que integran las mismas y se indican las obligaciones formales a cumplir en su formulación y  presentación.

Las cuentas anuales están formadas por los siguientes estados financieros:

  • El Balance de Situación.
  • La Cuenta de Pérdidas y Ganancias, también conocida como Cuenta de Resultados.
  • El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
  • El Estado de Flujos de efectivo.
  • La Memoria.

CUENTAS ANUALES DE LAS PYMES

No obstante, en función del volumen de activos, de la facturación y del número de trabajadores, algunas empresas pequeñas y medianas, a excepción de empresas cotizadas y/o de interés público, podrán presentar únicamente el Balance y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias abreviada, así como la Memoria, en cuyo caso, se encontrarán exentas de formular y aprobar el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo.


EL BALANCE DE SITUACIÓN

En el Balance de Situación se incluye, por un lado:

  • Los Activos: esto es, los bienes, derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa con los que se pretende obtener beneficios o rendimientos y de otro lado:
  • La financiación de dicha empresa
  • Ya sea financiación propia: los llamados “recursos propios” (hoy “Patrimonio Neto”, como consecuencia de la existencia de otros ajustes), es decir, la que viene de los accionistas, socios o propietarios.
  • Ya sea financiación ajena: los pasivos, deudas u obligaciones actuales para cuya extinción la empresa espera desprenderse de activos o de lo que generen los mismos.

COMPOSICION DEL BALANCE DE SITUACIÓN

El Balance se compone del Activo, el Pasivo y el Patrimonio Neto.

El Activo puede desglosarse en:

  • Activos no corrientes o a largo plazo, tales como inmovilizados materiales (edificios, máquinas, etc.) e intangibles (propiedad intelectual, concesiones administrativas, patentes, gastos de investigación y desarrollo, etc.), inversiones inmobiliarias (construcciones y terrenos destinados a la obtención de rentas) o inversiones financieras a largo plazo (acciones, bonos, letras del tesoro, etc.).
  • Activos corrientes o a corto plazo, el llamado “circulante”, tales como los activos que pretenden venderse en un año, las existencias o productos que comercializa la empresa, los créditos o derechos de cobro que tiene frente a sus clientes, las inversiones financieras a corto plazo y, por supuesto, el efectivo u otros activos líquidos equivalentes.

El Pasivo puede igualmente descomponerse en:

  • Pasivos no corrientes o a largo plazo y en
  • Pasivos corrientes a corto plazo, tales como las deudas a largo o a corto plazo con entidades de crédito o las deudas con proveedores de inmovilizado i con acreedores comerciales, respectivamente.

El Patrimonio Neto, que es en definitiva la diferencia entre los activos de la empresa y sus pasivos, puede desglosarse:

  • Fondos propios, tales como el capital, la prima de emisión, la reserva legal y las voluntarias (beneficios no distribuidos), el resultado del ejercicio después de impuestos pero antes de repartirse o el resultado negativo de ejercicios anteriores.
  • Ajustes por cambios de valor que se puedan producir por ejemplo por los incrementos o disminuciones en la cotización o en el valor de mercado de las letras o bonos que no se pretenden mantener hasta el vencimiento.
  • Subvenciones, donaciones y legados recibidos.

La Cuenta de Pérdidas y Ganancias – que también se conoce como Cuenta de Resultados – incluye:

  • Los ingresos provenientes de la explotación o de la actividad ordinaria de la empresa, esto es, de su negocio principal; por ejemplo, los ingresos por la venta de productos o por los servicios prestados, los gastos por amortización de los inmovilizados, los gastos de personal, los beneficios o pérdidas por la venta de inmovilizado, etc., así como,
  • Los resultados de su actividad de financiación: por ejemplo, los intereses devengados por los préstamos obtenidos o los intereses devengados por ejemplo por una inversión en bonos o letras.

La suma del resultado de explotación y del resultado financiero da lugar al resultado antes de impuestos.

Por tanto, a este último resultado hay que deducirle el gasto por el impuesto de sociedades o de beneficios, dando lugar al resultado de las actividades continuadas de la empresa después de impuestos, resultado al que hay que sumarle el resultado de las actividades interrumpidas, también neto de impuestos, es decir, el resultado de la venta de un negocio o de una filial de la empresa y de los deterioros que sufran los activos mantenidos para la venta. Finalmente, todo ello da lugar al resultado del ejercicio total, resultado que figurará en el patrimonio neto del Balance.


RESULTADO DEL EJERCICIO Y RENTABILIDAD

Es importante destacar que el resultado de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias no es sinónimo de rentabilidad de la empresa, pues para eso hay que hacer un análisis interno o del coste de producción o fabricación de los productos vendidos y de los servicios prestados. Además, este estado incluye gastos e ingresos que no suponen salida ni entrada de efectivo, como, por ejemplo, los gastos por amortizaciones o depreciaciones por lo que, los inversores para valorar posibles operaciones suelen tener en cuenta un indicador financiero llamado “EBITDA”, que es el resultado antes de Intereses, Impuestos, Depreciaciones y Amortizaciones.


ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO

El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto se presenta en dos documentos,

  • El estado de ingresos y gastos reconocidos, que, en definitiva, da información sobre los gastos e ingresos que se imputan directamente en el patrimonio neto y que se transfieren a la cuenta de resultados en función de determinados criterios
  • El estado total de cambios en el patrimonio neto, documentos, que reflejan el conjunto de variaciones producidas en el patrimonio neto durante el ejercicio.

ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

Por su parte, el objetivo del Estado de Flujos de Efectivo es mostrar la capacidad de generar efectivo o equivalentes al efectivo, así como las necesidades de liquidez de la empresa.

Este estado se desglosa en tres categorías: actividades de explotación, de inversión y de financiación

Se calculará teniendo en cuenta que la contabilidad financiera sigue un principio del devengo mientras que en este estado se precisa de un criterio de caja, es decir, tiene en cuenta los flujos de efectivo que entran y salen de la empresa.


LA MEMORIA

Todas estas Cuentas Anuales, se acompañan de la Memoria que va dirigida a los accionistas, inversores, proveedores o colaboradores de la empresa.

Dependiendo el tamaño de la empresa, la Memoria puede incluir:

  • Una carta institucional, del Presidente o Consejero Delegado, describiendo la visión y las grandes líneas de actuación de la empresa.
  • Un organigrama de la empresa con un breve resumen de las actividades más representativas de cada departamento.
  • Un análisis de los resultados obtenidos, donde se concretan los objetivos y los datos económicos correspondientes.
  • Información adicional sobre aquellas partidas o movimientos que hayan afectado de forma más significativa a los resultados.
  • Una valoración objetiva y constructiva de la situación de la empresa y las dificultades a la que se enfrenta en los próximos ejercicios.

FORMALIDADES DE LAS CUENTAS ANUALES

La formulación y presentación de las cuentas anuales es responsabilidad de los Administradores de la sociedad. Para ello, se establecen tres fechas límite:

  • 31 de marzo: los Administradores han de formular las cuentas anuales para el año siguiente al del ejercicio al que se refieran, junto con el informe de gestión, en su caso, y una propuesta de la aplicación del resultado,
  • 30 de junio: la Junta de Accionistas o de socios ha de aprobarlas, así como, en su caso,  aprobar la distribución del resultado vía dividendos.
  • 31 de julio: las cuentas han de depositarse en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la empresa.